Informativa sul trattamento dei dati personali di candidati e collaboratori

In relazione al Regolamento (UE) 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali – di seguito “Regolamento” – Minerva Sapiens S.r.l. fornisce alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali dei propri dipendenti e potenziali candidati – di seguito “interessati[1]– effettuato in qualità di “Titolare” del trattamento. L’utilizzo dei dati personali, che la normativa definisce “trattamento”, avviene nel rispetto del citato Regolamento e degli obblighi di riservatezza che caratterizzano l’attività del Titolare.

Categorie di dati trattati e fonte dei dati

I dati personali in possesso del Titolare sono raccolti di norma direttamente presso l’interessato e occasionalmente possono provenire da terzi (a titolo esemplificativo cessione del quinto dello stipendio, pignoramenti, comunicazioni relative all’assegno familiare, iscrizione ad albi professionali, pubbliche amministrazioni etc.).

Potrebbe accadere che, nell’adempimento di specifici obblighi relativi alla gestione del rapporto di lavoro – contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali, ecc. -, il Titolare venga in possesso di categorie particolari di dati (ai sensi dell’art. 9 del Regolamento)da cui si possono eventualmente rilevare, fra l’altro,  l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, nonché lo stato di salute (per esempio, certificati di malattia e infortunio; certificati di gravidanza; deleghe sindacali; appartenenza alle c.d. categorie protette; partecipazione a organismi rappresentativi dei lavoratori; esiti di visite mediche effettuate ai sensi di legge e di contratto; permessi o aspettative per cariche pubbliche elettive, etc.) o l’orientamento sessuale (certificati di matrimonio, unioni civili etc.).

Il relativo trattamento non richiede il consenso degli interessati in quanto la base giuridica consiste nell’assolvimento di obblighi specifici ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera b) del Regolamento.

Nell’ambito dei rapporti con i dipendenti e/o potenziali candidati si applicano le condizioni che prevedono i diritti e gli obblighi in materia di diritto del lavoro (con particolare riferimento alle disposizioni previste dalla Legge 300/70 e successive modificazioni) e di tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro.

Finalità del trattamento e base giuridica

I dati personali sono trattati nell’ambito della normale attività del Titolare e secondo le seguenti finalità:

– finalità strettamente connesse e strumentali alla fase di selezione del personale quale attività propedeutica all’instaurazione di un rapporto di lavoro nonché alla gestione del rapporto di lavoro (per esempio, dati anagrafici, titolo di studio, conoscenza di lingue straniere, precedenti professionali, iscrizione ad albi professionali, etc.) ivi compresa la pubblicazione di dati personali sul portale intranet aziendale. Il relativo trattamento non richiede il consenso degli interessati poiché le condizioni che rendono lecito il trattamento dei dati (base giuridica) sono: l’esecuzione di misure contrattuali e/o precontrattuali; l’assolvimento degli obblighi e l’esercizio dei diritti specifici del titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale secondo quanto previsto dall’articolo 9, paragrafo 2, lettera b) del Reg. UE 679/2016.

– finalità connesse agli obblighi o esercizi di diritti previsti da leggi, da regolamenti, dalla normativa comunitaria e da contratti collettivi in conformità con il diritto nazionale nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo (per esempio, adempimenti contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali, fiscali, igiene, salute e sicurezza sul lavoro). In questo caso non occorre prestare il consenso al trattamento poiché la condizione che rende lecito il trattamento dei dati (base giuridica) è la necessità di adempiere agli obblighi legali cui è soggetto il Titolare;

– finalità altrimenti connesse alla gestione del rapporto di lavoro (per esempio, iscrizione a circoli ricreativi aziendali, iscrizione a casse di assistenza sanitaria, iscrizione a fondi pensione integrativi aziendali, assicurazioni collettive aziendali, assistenza fiscale, inoltro di pubblicazioni, iniziative a carattere umanitario, compilazione di questionari, etc.). Anche in questo caso non occorre prestare il consenso al trattamento poiché la condizione che rende lecito il trattamento dei dati (base giuridica) è l’esecuzione di misure contrattuali e/o precontrattuali.

– finalità relative a accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede di reclamo e/o risoluzione stragiudiziale e/o giudiziale. Il relativo trattamento non richiede il consenso degli interessati in quanto la condizione che rende lecito il trattamento dei dati (base giuridica) è il legittimo interesse del Titolare;

Modalità di trattamento dei dati

In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

 Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati

Per lo svolgimento di talune delle attività relative al trattamento dei dati personali, il Titolare effettua comunicazioni a società o enti esterni; tali comunicazioni sono volte all’assolvimento di adempimenti strettamente connessi o strumentali alla gestione del rapporto di lavoro.

Più in particolare i Suoi Dati Personali possono essere comunicati a soggetti operanti in qualità di Titolari o Responsabili del trattamento designati dal Titolare. Tali soggetti sono ricompresi nelle seguenti categorie:

  • Agenzie di viaggio/alberghi per prenotazioni (in occasione di partecipazione a convegni o altro), peraltro effettuate solo su richiesta dell’interessato agli uffici incaricati;
  • Albi professionali o di abilitazione all’attività;
  • Associazioni di categoria;
  • Casse di assistenza sanitaria per il personale;
  • Centri per l’assistenza fiscale ai dipendenti (CAAF);
  • Compagnie assicuratrici (per la gestione delle polizze stipulate dal Titolare a favore dei dipendenti);
  • Consulenti/professionisti/tecnici esterni;
  • Fondi pensione autorizzati all’esercizio di forme di previdenza complementare;
  • Medico competente per quanto attiene all’applicazione della normativa di cui al D. Lgs. 81/08 (“tutela della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro”) e norme collegate;
  • Pubblica amministrazione;
  • Società che svolgono attività di vigilanza (nell’ambito delle strutture in cui è previsto il controllo sugli accessi);
  • Società di gestione e consulenza del servizio paghe e contributi;
  • Società che svolgono attività di formazione o consulenti che si occupano dell’organizzazione di interventi formativi interni o della partecipazione a convegni/interventi formativi esterni;
  • Società o enti convenzionati per l’erogazione di forme assistenza sanitaria (es. check-up).

                Un elenco dettagliato e aggiornato di queste società o enti esterni è disponibile presso il Titolare del trattamento.

Criteri per la determinazione del Periodo di conservazione dei dati

I dati personali vengono conservati su supporti magnetici, ottici e/o cartacei per tutta la durata del rapporto di lavoro e, dopo la cessazione dello stesso, per il periodo richiesto da specifiche disposizioni di legge o, nel caso di contenzioso giudiziale, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione. I dati raccolti in occasione di attività di selezione del personale o sulla base dell’invio di candidature spontanee da parte degli interessati vengono conservati per un periodo di 10 anni dalla data in cui sono stati raccolti o, nel caso di contenzioso giudiziale, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

Diritti dell’interessato

Il Regolamento (UE) 679/2016 attribuisce all’interessato il diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano, di opporsi al loro trattamento, alla portabilità dei dati. Inoltre, l’interessato ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per finalità per cui è necessario.

L’interessato, infine, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, nonché di ricorrere agli altri mezzi di tutela previsti dalla normativa applicabile. Per maggiori informazioni è possibile rivolgersi al Titolare del trattamento presso Minerva Sapiens S.r.l. Piazza dei Navigatori, 8 –  00147 Roma; telefono: 065128484; indirizzo email: privacy@minervasapiens.it ; indirizzo pec: info@pec.minervasapiens.it.

Inoltre, in ottemperanza agli obblighi normativi, Minerva Sapiens S.r.l. ha designato il Responsabile per la Protezione dei dati personali “DPO”, i cui dati di contatto sono: indirizzo email: dpo@studiolegalecoratella.it, n. di telefono: 0686328700.

DICHIARAZIONE DI PRESA VISIONE DEL’INFORMATIVA

L’interessato dichiara di aver ricevuto e preso visione dell’Informativa sul trattamento dei miei dati personali quale dipendente o candidato di Minerva Sapiens S.r.l. per le finalità sopra indicate.


[1] L’interessato è la persona fisica cui si riferiscono i dati personali in tale caso di fa riferimento al personale del Titolare (dipendenti e potenziali candidati)