Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”)

In relazione al Regolamento (UE) 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali – di seguito “Regolamento” – Minerva Sapiens S.r.l. con unico socio, con sede legale in Piazza dei Navigatori 8H – 00147 Roma (di seguito “Minerva”), fornisce alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali delle persone fisiche che fruiscono dei servizi offerti da Minerva – di seguito “interessati” – effettuato in qualità di “Titolare” del trattamento.

L’utilizzo dei dati personali, che la normativa definisce “trattamento”, avviene nel rispetto del citato Regolamento e degli obblighi di riservatezza che caratterizzano l’attività Minerva.

Categorie di dati trattati e fonte dei dati personali - I dati personali in possesso di Minerva sono raccolti direttamente presso l’interessato (1), oralmente o mediante compilazione di moduli o formulari; oppure, ancora, nell’adempimento di obblighi funzionali alla conclusione e all’esecuzione di contratti. Possono, infine, provenire da enti pubblici e società esterne per essere utilizzati al fine di effettuare offerte dirette di prodotti e servizi. Minerva non tratta le categorie particolari di dati (2) in quanto non ricorrono le condizioni che consentono di trattare tali dati ai sensi dell’articolo 9.2 del Regolamento. Tuttavia, l’interessato potrebbe volontariamente e/o in via incidentale o occasionale fornire tali dati, anche indirettamente. Minerva invita l’interessato, ove possibile, a non fornire tali dati e ove raccolti, non effettuerà alcun ulteriore trattamento (oltre alla raccolta) delle categorie particolari di dati, e, ove tecnicamente possibile, provvederà alla cancellazione o all’anonimizzazione degli stessi.
In tali casi Minerva non effettuerà trattamenti ulteriori di tali dati oltre la raccolta degli stessi e, ove tecnicamente possibile, provvederà alla cancellazione o all’anonimizzazione degli stessi.

Finalità del trattamento e base giuridica - I dati personali sono trattati, anzi tutto, per eseguire un contratto relativo alla fornitura di uno o più servizi all’interessato, ivi compresa la fase precontrattuale. Il conferimento dei dati personali necessari a tali finalità non è obbligatorio, ma il rifiuto di fornirli comporta l’impossibilità di Minerva di eseguire quanto richiesto. Il relativo trattamento non richiede il consenso degli interessati in quanto la base giuridica del trattamento consiste nell’esecuzione di misure contrattuali e/o precontrattuali.
I dati vengono anche trattati, entro limiti rigorosi, nell’ambito della normale attività di Minerva, per adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti e/o dalla normativa comunitaria, oppure a disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo (a esempio: Corte dei Conti, Agenzia delle Entrate et.). In questi casi non occorre prestare il consenso al trattamento poiché la condizione che rende lecito il trattamento dei dati (base giuridica) è la necessità di adempiere agli obblighi legali cui è soggetta Minerva.
Minerva può trattare i dati del Cliente ai fini di accertare esercitare o difendere i propri diritti in sede di reclamo e/o risoluzione stragiudiziale e/o giudiziale. Il relativo trattamento non richiede il consenso dell’interessato in quanto la condizione che rende lecito il trattamento dei dati (base giuridica) è il legittimo interesse del Titolare.
Minerva, in caso di consenso dell’interessato (facoltativo e revocabile in qualsiasi momento), potrà trattare i dati anche per finalità di marketing proprio (invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato e comunicazione commerciale) relativo ai servizi offerti da Minerva, effettuato, a titolo d’esempio, tramite l’invio di comunicazioni promozionali (newsletter/depliant), con strumenti tradizionali (posta cartacea, telefono), attraverso sistemi elettronici e/o automatizzati (e-mail, fax, sms, mms, chiamate telefoniche preregistrate).

Modalità del trattamento - Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. Ciascun dipendente di Minerva ha accesso solamente ai dati necessari allo svolgimento delle mansioni assegnate.

Comunicazione dei dati – Per lo svolgimento di talune delle attività relative al trattamento dei dati personali, Minerva effettua comunicazioni a società o enti esterni; tali comunicazioni – dirette all’assolvimento di adempimenti strettamente connessi o strumentali alla prestazione del servizio – sono effettuate alle categorie di soggetti di seguito indicate.
I dati possono essere comunicati a soggetti operanti in qualità di titolari autonomi ricompresi, a titolo esemplificativo, nelle seguenti categorie: professionisti esercenti le professioni mediche, società appartenenti al Gruppo Economico Europeo (GEIE) “NOI PER L’Europa”, Autorità e organi di vigilanza e controllo, società di consulenza.
I dati personali possono altresì essere trattati, per conto di Minerva, da soggetti designati come Responsabili Esterni del trattamento, che si impegnano ad adottare adeguate misure tecniche e organizzative attinenti al trattamento dei dati.
Tali soggetti sono ricompresi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nelle seguenti categorie: società che forniscono servizi informatici, soggetti che offrono attività di assistenza alla clientela quali call center e help desk, società e professionisti per consulenza contabile e previdenziale, società che offrono servizi di invio e-mail, di manutenzione del sito web, supporto nella realizzazione di studi di mercato. L’elenco dettagliato dei titolari autonomi e dei responsabili è disponibile presso Minerva.

Diritti dell’interessato - Il Regolamento (UE) 679/2016 attribuisce all’interessato il diritto di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano, di opporsi al loro trattamento, di ottenere la portabilità dei dati. Inoltre, l’interessato ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per finalità di marketing, compresa la profilazione connessa al marketing diretto.

L’interessato, infine, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, nonché di ricorrere agli altri mezzi di tutela previsti dalla normativa applicabile. Per maggiori informazioni è possibile rivolgersi al Titolare del Trattamento Minerva con sede in Piazza dei Navigatori 8 -  00147 Roma – indirizzo email privacy@minervasapiens.it.

Periodo di conservazione dei dati - I dati personali vengono conservati per tutta la durata del rapporto e anche per l’eventuale ulteriore periodo di seguito stabilito, su supporti magnetici, ottici e/o cartacei.

Finalità Periodo di conservazione dei dati
Valutazione precontrattuale 10 anni
Adempimento di obblighi contrattuali Per tutta la durata del rapporto contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni.

Nel caso di contenzioso giudiziale, si conservano in ogni caso per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

Adempimento di obblighi legali Per la durata del rapporto contrattuale e, dopo la cessazione, per 10 anni, quale prescrizione ordinaria della responsabilità contrattuale (applicata a tutti i trattamenti obbligatori per legge per i quali non sono previsti dalla legge di settore specifici e/o diversi tempi di conservazione).

Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

Accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede di reclamo e/o risoluzione stragiudiziale e/o giudiziaria La durata del reclamo e/o del procedimento stragiudiziale e/o giudiziale, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle tutele giudiziali e/o delle azioni di impugnazione.
Finalità di marketing diretto Dati di dettaglio su prodotti o servizi: per 24 mesi dalla registrazione dei dati. Dati anagrafici e dati di contatto: fino alla revoca del consenso

 

Dati di contatto del Titolare e del Responsabile del trattamento dei dati
Il Titolare del trattamento Minerva Sapiens S.r.l., Piazza dei Navigatori 8 – 00147 Roma, è contattabile ai seguenti riferimenti:

TELEFONO: 06.5128484 – FAX: – 06.89515341 – EMAIL: formazione@minervasapiens.it – PEC: info@pec.minervasapiens.it. 

(1) L’interessato è la persona fisica cui si riferiscono i dati personali.
(2) Le categorie particolari di dati comprendono i dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona. Si vedano gli artt. 9.1 e 4 del Regolamento (UE) 679/2016.